Trente jours avant un événement, la fenêtre d'action se réduit vite. C'est la période où les prestataires ont encore de la flexibilité, où les inscrits peuvent encore être relancés, où les imprévus peuvent encore être absorbés sans chaos. Voici ce que nous vérifions systématiquement.
J-30 : Les fondamentaux non négociables
- ☑ Contrats signés avec tous les prestataires principaux (salle, traiteur, technique)
- ☑ Acomptes versés et confirmations écrites reçues
- ☑ Liste des inscrits mise à jour, relance envoyée aux non-confirmés
- ☑ Plan de salle finalisé et validé
- ☑ Roadmap de la journée (run of show) rédigée et partagée
- ☑ Intervenants briefés, slides reçus ou attendus sous 15 jours
J-15 : La couche logistique
- ☑ Convocations envoyées avec infos pratiques (accès, parking, dress code)
- ☑ Contraintes alimentaires collectées et transmises au traiteur
- ☑ Badges, signalétique et supports print commandés
- ☑ Photographe briefé sur les moments clés à capturer
- ☑ Plan B identifié pour les risques principaux (météo si outdoor, backup technique)
J-7 : La confirmation générale
- ☑ Rappel envoyé à tous les participants
- ☑ Effectif final confirmé auprès du traiteur
- ☑ Équipe le jour J briefée, feuille de route distribuée
- ☑ Contacts d'urgence de chaque prestataire centralisés
- ☑ Matériel de secours identifié (câbles, adaptateurs, imprimante)
J-1 : La tranquillité d'esprit
- ☑ Visite de la salle effectuée
- ☑ Timing de montage confirmé avec la régie
- ☑ Tous les accès (badge, code, digicode) en main
- ☑ Téléphone chargé à 100 % — chargeur dans le sac
Cette checklist ne remplace pas l'expérience du terrain, mais elle structure ce qui doit l'être. Le jour J, votre rôle n'est pas de gérer la logistique — c'est d'être présent pour vos équipes et vos invités.